Quản lý kho vật tư luôn đòi hỏi nhiều thời gian và nhân lực. Theo thống kê, hiện nay có ba phương pháp kiểm kho cơ bản mà các doanh nghiệp thường áp dụng là: kiểm kho theo cách truyền thống bằng sổ sách, sử dụng phần mềm quản lý kho vật tư bằng excel và sử dụng phần mềm quản lý kho vật tư chuyên biệt.

Với cách thức quản lý kho vật tư truyền thống, việc kiểm kho diễn ra thủ công, xuất hiện nhiều sai sót, nhầm lẫn. Việc quản lý bằng excel hay phần mềm bán hàng có tích hợp tính năng kiểm kho lại chỉ áp dụng được đối với các doanh nghiệp nhỏ lẻ, số liệu chưa nhiều. Riêng đối với các doanh nghiệp vừa và lớn, đòi hỏi phải có một hệ thống phần mềm quản lý kho vật tư chuyên nghiệp, giúp tăng năng suất trong công tác theo dõi quản lý vật tư.

Bài viết sau sẽ làm rõ những vấn đề về phần mềm quản lý kho vật tư và đưa ra gợi ý cho việc lựa chọn phần mềm quản lý kho vật tư hiệu quả.

 

Phần mềm quản lý kho vật tư miễn phí

Chức năng chung của hầu hết các phần mềm quản lý kho miễn phí là: quản lý, phân quyền và theo dõi người dùng trong hệ thống; sao lưu, phục hồi dữ liệu, thiết lập số dư đầu kỳ, thiết lập mật khẩu.

Người sử dụng cũng thiết lập được các nghiệp vụ đặc trưng trên phần mềm quản lý miễn phí như: nghiệp vụ nhập, xuất, tồn kho; nghiệp vụ chuyển kho... Đồng thời, lên được báo cáo tồn kho, sổ chi tiết vật tư, thẻ kho; cảnh báo tồn kho quá hạn, tồn kho theo sản phẩm, yêu cầu đặt hàng; Báo cáo tổng hợp xuất hàng, chi tiết xuất hàng…

Một số tính năng, tiện ích nổi bật của phần mềm quản lý kho vật tư miễn phí:

-          Cho phép tìm kiếm theo cả mã và tên trong màn hình nhập liệu;

-          Cho phép tìm kiếm thông minh theo từ, cụm từ hay chữ viết tắt;

-          Không yêu cầu nghiệp vụ;

-          Cho phép người dùng tự tạo mẫu báo cáo và sửa mẫu báo cáo theo yêu cầu;

-          …

Tuy nhiên, sử dụng phần mềm quản lý kho vật tư miễn phí cũng mang một số hạn chế nhất định:

-          Giới hạn các tính năng cho người dùng;

-          Không được nhận các cam kết bảo mật về số liệu, rủi ro trong tính toán;

-          Giới hạn người dùng truy cập vào hệ thống.

-          …

Phần mềm quản lý kho vật tư bằng excel

Excel ở Việt Nam “gần như” là một phần mềm cài đặt miễn phí trên máy tính. Bởi vậy, chi phí đầu tư ban đầu thường rất thấp, gần như không mất. Excel có thể giúp nhà quản lý quản lý số lượng hàng tồn, kiểm soát và thống kê được lượng hàng xuất, nhập trong kho, tính toán giá trị hàng tồn kho… Điều duy nhất cần là một nhân viên cẩn thận, trách nhiệm và biết sử dụng thành thạo tính năng và các hàm trong excel.

 

Phần mềm quản lý kho vật tư bằng excel (file excel quản lý kho vật tư hàng hóa) dùng cho công tác quản lý hàng tồn kho ở các doanh nghiệp có quy mô tương đối nhỏ, với các nghiệp vụ nhập – xuất kho như sau:

-          Về nhập kho : Nhập mua hàng, nhập đổi hàng, nhập hàng mẫu, nhập nội bộ, nhập khác.

-          Về xuất kho : Xuất bán, xuất đổi, xuất mẫu, xuất nội bộ, xuất khác.

File này bao gồm các sheet:

Sheet HD: Giới thiệu sơ lược về file quản lý vật tư hàng hóa.

Sheet NXT: Bảng kê nhập xuất tồn kho vật tư hàng hóa.

Sheet NKNX: Bảng nhập liệu các nghiệp vụ nhập xuất kho hằng ngày. Sheet Nhật ký thì không được sửa hay thay đổi.

Sheet HH: Bảng nhập liệu nghiệp vụ tăng giảm hàng hư trong từng kho hằng ngày.

Bên cạnh những ưu điểm kể trên, phần mềm quản lý kho vật tư bằng excel vẫn còn những nhược điểm khiến các nhà kinh doanh phải đau đầu khi quản lý.

Vì excel là một phần mềm offline, mọi dữ liệu đều được lưu trữ trên máy tính, đây cũng chính là nhược điểm đầu tiên của phần mềm. Nếu không may, máy tính bị hỏng, hoặc nhiễm virus… các dữ liệu có nguy cơ bị mất trắng hoàn toàn.

Ngoài ra, các hàm, các công thức trên excel khá phức tạp, người dùng phải thực sự hiểu biết về phần mềm mới có thể sử dụng tốt. Nếu người thực hiện chính bị ốm, hay nghỉ việc, thì người đảm nhận công việc tiếp theo rất khó để thao tác tiếp. Một hạn chế nữa mà excel gây khó khăn cho quản lý vật tư là không thể lập hóa đơn, hay kết nối với các thiết bị bán hàng.

Giải pháp cho việc quản lý kho vật tư hiệu quả

Hai giải pháp quản lý kho vật tư kể trên tồn tại nhiều hạn chế, có thể xảy ra các rủi ro trong công tác quản lý bán hàng. Khi các sự cố xảy ra như mất sổ ghi chép, hỏng máy tính thì sẽ có thiệt hại rất lớn và làm gián đoạn công việc sản xuất kinh doanh.

Đối với các doanh nghiệp vừa và lớn, giải pháp quan trọng các nhà quản lý nên hướng tới là sử dụng phần mềm quản lý kho vật tư chuyên dụng. Đi đầu trong lĩnh vực cung cấp phần mềm kế toán và giải pháp quản trị doanh nghiệp có thể kể tới phần mềm quản lý kho hàng của BRAVO.

Phần mềm quản lý kho BRAVO trợ giúp doanh nghiệp kiểm soát về giá trị, số lượng vật tư, hàng hóa tồn kho, việc luân chuyển, sử dụng vật tư, tránh thiệt hại trong lưu trữ. Lập và kiểm soát phiếu nhập/ xuất vật tư, hàng hóa trong sản xuất và lưu thông.

Phần mềm quản lý kho hàng là một trong những phân hệ cơ bản của hệ thống phần mềm ERP (BRAVO 7 ERP-VN) – sản phẩm chính mà BRAVO đang cung cấp.